Privacy and the Information Handling Practices of the Mitsubishi UFJ Financial Group (MUFG Group) 

First State Investments (Japan) Limited is a member of the Mitsubishi UFJ Financial Group (MUFG), a global financial group.   

How we handle your personal information  

Personal information is information or opinion that allows others to identify you. It includes your name, age, gender, contact details as well as your health and financial information. We are part of the MUFG Group. We will act to protect your personal information in accordance with local law and this policy statement.

For more information about CFSGAM, including its relationship with MUFG, please see the About us section.

We collect personal data to provide you with the financial products and services you request as well as information on other products and services offered by us. The law may also require us to collect personal information in certain circumstances. We will tell you who collects the personal information, advise you of their contact details, your right of access to that information, and what will happen if you choose not to provide this information.

Personal information may be used and disclosed within the MUFG Group to administer our products and services, as well as for prudential and risk management purposes and, depending on your choice, to provide you with related marketing information. We also use the information we hold to help detect and prevent illegal activity. We co-operate with police and other enforcement bodies as required or allowed by law. 

We disclose relevant personal information to external organisations that help us provide services. These organisations are bound by confidentiality arrangements. They may include overseas organisations.

You can seek access to the personal information we hold about you. If the information we hold is inaccurate, incomplete or outdated, please inform us so that we can correct it. If we deny access to your personal information, we will let you know why.

Our more detailed privacy policy document is detailed below.

If you have any questions or would like further information on our privacy and information handling practices, please contact us.

First State Investments (Japan) Limited (“First State Investments”) detailed privacy policy document for investors and advisors  

At First State Investments, the privacy of your personal data is important to us. We collect personal data to make and maintain investments on your behalf or on behalf of your clients in funds managed by us as well as to provide you with information about other products and services we offer. In some circumstances the law may also require us to collect personal data.

In Japan, Personal Data is defined as any data 

(a) relating directly or indirectly to a living individual; 

(b) from which it is practicable for the identity of the individual to be directly or indirectly ascertained; and 

(c) in a form in which access to or processing of the data is practicable;) from those data

First State Investments is bound to protect your personal data in accordance with applicable laws and/or guidelines, and the principles contained therein.

The following statement outlines our general information handling practices.

How is your personal data dealt with?  

In the course of doing business and/or operating this website, we may use internal service providers or outsource certain tasks to third party administrators or agents. These internal providers or third parties will have access to your personal data submitted via the website; their use of your data would be restricted to authorized use(s) as stipulated in the confidentiality arrangements to which they are bound by. Your personal data may also be used by us to administer, monitor and evaluate products and services, inform you about promotional activities, gather, aggregate and report statistical information, assist you with any queries and take measures to detect and prevent fraud and other illegal activity. We may also be allowed or obliged to disclose information by law or by the rules of any applicable regulatory body or otherwise where you have given your consent. In some instances, your personal data may be transferred out of the jurisdiction.

We aim to ensure that the personal information we retain about you is accurate, complete and up to date. If you provide us with incomplete or inaccurate information, we may not be able to provide you with the products or services you are seeking or the best of our products for your individual circumstances.

What personal data do we collect?  

First State Investments collects personal data on investors, clients, intermediaries and business contacts via application forms, other First State Investments forms, investment management agreements, correspondence, business cards, phone, fax, e-mail and on-line. Personal data collected may include: 
Name 
Date of birth 
Contact details 
Bank account information 
Investment information  

Consent

The main purpose for First State Investments collecting your data is to make and maintain investments on your or your client's behalf in funds managed by us. If you would like to receive further information from us about other products or services offered by First State Investments please ensure you tick the relevant box on the appropriate application form or contact us by e-mailing us at info@firststate.co.jp

E-mail and Marketing

We do not intend to use your email addresses for direct marketing purposes, nor will we provide your personal data to third parties or our affiliates for their marketing purposes without your consent. As a matter of policy, we do not transfer your personal data to any third parties or its affiliates for marketing purposes, or we would only do so with your prior written consent. Also, we will not send you e-mail messages without first receiving your consent, unless it relates to servicing your account or unless you have consented to receiving electronic delivery of fund documents as part of our E-Delivery service. It is our policy to include instructions for unsubscribing from these services, or withdrawing any consent previously provided.

Personal Data Quality  

We take reasonable steps to ensure that the personal data we collect, use or disclose is accurate, complete and up to date. Please contact us by e-mailing us at info@firststate.co.jp  if any of the details you have provided change. Please also contact us if you believe that the information we have about you is not accurate, complete or up to date. 

Personal information security  

We are committed to keeping secure the personal data you provide to us. We take all reasonable precautions to protect the personal data we hold about you from misuse and loss and from unauthorised access, modification or disclosure. We have a range of physical and technological policies and procedures in place to provide a robust security environment. We seek to ensure the on-going adequacy of these measures by regularly reviewing them. Our security measures include, but are not limited to: restricting access to our computer systems and physical records to authorised persons and preventing users from accessing information they have no need to access; and requiring employees to use unique passwords to gain access to systems. These passwords are changed regularly and their use is independently monitored; employing firewalls, intrusion detection systems and virus scanning tools to prevent unauthorised persons and viruses from entering our systems; using dedicated secure networks or encryption on sensitive customer information transmitted via email when we transmit electronic data for purposes of outsourcing; providing secure storage for physical records; and detecting and preventing unauthorised access to buildings by employing physical and electronic means such as alarms and cameras. Where information we hold is identified as no longer needed for any purpose we take reasonable steps to effectively and securely destroy it.  

Online services - collection of information via website activity  

For statistical purposes we may collect information on website activity (such as the number of users who visit our website, the date and time of visits, the number of pages viewed, navigation patterns, what country and what systems users have used to access the site and, when entering our website from another website, the address of that website) through the use of 'cookies'. Unless the website is a secure website this information on its own does not identify an individual but it does provide us with statistics that can be used to analyze and improve our website.

We may also collect your personal data via your use of our website. Generally, the information that we collect is what you give us when you complete a Form or otherwise make an enquiry via the website.

Cookies  

A 'cookie' is a packet of information that allows the server (the computer that houses the website) to identify and interact more effectively with your computer. When you use our public website, we send you a temporary cookie (known as a session cookie) that gives you a unique identification number. A different identification number is sent each time you use our website. Session cookies do not identify individual users, although they do identify a user's browser type and your Internet Service Provider (ISP). At the end of your interaction with our public website, the session cookie "crumbles". This means it no longer exists on your computer and therefore it cannot be used for further identification or access to your computer. We also use persistent cookies in certain parts of our sites. A persistent cookie is stored on your hard drive and is read by your browser each time you visit the secure website. The persistent cookie can be used to track your browsing habits and present more appropriate or personalised content. A persistent cookie has an expiry date and is stored on your hard drive until that date. To evaluate the effectiveness of our websites, we may use third parties to collect statistical data. No personal data is collected on these occasions. You can configure your browser to accept all cookies, reject all cookies, or notify you when a cookie is sent. Please refer to your browser instructions or help screens to learn more about these functions. If you reject all cookies, you may not be able to use parts of our websites as intended. 

Additionally, you may encounter cookies or other similar devices on our Website that are placed by third parties. We do not control the use of cookies by third parties. 

Links to other websites  

Our website may contain links to non-First State Investments websites. While such links are provided for your convenience, you should be aware that the information handling practices of the linked websites might not be the same as ours. You should review any privacy policies on those linked websites. We are not responsible for any linked websites.   

Telephone services  

We monitor and record telephone calls for training and security purposes. 

Your rights relating to Personal Data under the Personal Data (Privacy) Ordinance of Japan (“Ordinance”)

You have the following rights under the Ordinance: 
(i) Right to confirm with us whether your personal data is being held; 
(ii) Right to access and obtain a copy of such data; 
(iii) Right to have your personal data corrected; and 
(iv) Right to object to use of your personal data for marketing purposes

First State Investments (Japan) Limited are allowed, by law, to charge you a fee for this. If you would like to exercise any of these rights, please put your request in writing to:

Data Protection Officer 
First State Investments (Japan) Limited 

12F Yurakucho ITOCIA,
2-7-1 Yurakucho, Chiyoda-ku,
Tokyo,  100-0006

First State Investments will respond promptly, and in any event within 7days, to a request by you in relation to any of the above. If we deny access to your personal information, we will let you know why.

Changes to our Privacy Policy  

This Privacy Policy was updated on 2 August 2019. We reserve the right to change this policy at any time. We will ensure that any changes to the Privacy Policy are added to the Policy available on our website on their effective date.

We will post a message on our Website home page whenever an amendment is made to this Privacy Policy so that you will know when to check. You acknowledge that by accessing our Website after we have posted changes to this Privacy Policy, you are agreeing to the terms of the Privacy Policy as modified.

Whistleblower statement

First State Investments (FSI) is committed to maintaining high standards of corporate governance, ethics and behaviour in all of its activities, as part of which FSI requires that its employees display the highest levels of professionalism in all aspects of their work to facilitate compliance with its code of conduct and all applicable laws.

FSI is also committed to providing a culture where all staff are encouraged to raise concerns about unacceptable practice and misconduct. This extends to others with a connection to FSI such as directors, contractors, consultants, suppliers and service providers or a relative or dependent of these individuals or their spouse.

Individuals as noted above with information in relation to serious wrongdoing (including unethical, illegal, corrupt or other inappropriate conduct) are encouraged to contact the FSI Whistleblowing Protection Officer via:

• The First State Investments EthicsPoint website click here.

The global direct access telephone hotline on +1-844-319-1607, or a local toll free number in the following locations:

• Australia: 1-800-515-184

• Hong Kong: 800-93-3975

• United Kingdom: 0808-234-5817

• United States: (844) 319-1607

• Singapore: (StarHub) 800-001-0001 OR (SingTel) 800-011-1111 then 844-319-1607                                           

The Website is produced by First State Investments and has not been reviewed by the Securities and Futures Commission of Japan.

弊社は、弊社ホームページの開設・維持にあたり、個人情報保護の重要性を認識し、「個人情報の保護に関する法律」(以下「個人情報保護法」といいます。)をはじめ個人情報保護に関する関係諸法令、主務大臣のガイドライン及び認定個人情報保護団体の指針並びに本プライバシーポリシーに沿って、お客様の個人情報を厳格に管理し、お客様の個人情報の正確性・機密性の保持に努めています。

1. 取得する個人情報

弊社は、ホームページの開設・維持にあたり、「4.個人情報の利用目的」に掲げる目的のために、以下のようなお客様の個人情報(氏名、郵便番号、住所、生年月日、性別、電話番号、電子メールアドレス、肩書、勤務先に関する情報、商品購入履歴、国民保険番号、税金、銀行アカウントに関する情報、投資情報等)を取得し、利用することがあります。

2. 個人情報の適正な取得

弊社は、以下の方法によりお客様の個人情報を取得することがあります。 
・会社四季報等、市販の書籍に記載された情報や、新聞やインターネットで収集する公表された情報 
・商品やサービスの提供を通じて、お客様からお聞きした情報

3. COOKIEの利用 

弊社は、当ホームページを改良するため、「Cookie」利用して、当ホームページにアクセスしたユーザー数、本サイトにアクセスされた日時、閲覧されたページ数、ナビゲーションのパターン、アクセス元の国、アクセスに利用されたシステム、別のサイトから当ホームページにアクセスされた場合のアクセス元のサイト等についての情報を収集することがありますが、Cookieを通じて取得する情報自体からは、個人が特定されることはありません。 
「Cookie」とは、サーバー(ウェブサイトを運営するコンピューター)が、お客様のコンピューターを特定し、お客様のコンピューターとの効果的な通信を可能にする情報パケットです。お客様が当ホームページを利用されますと、その都度、弊社から暫定的なCookie(いわゆるセッションCookie)が送信され、特有の識別番号が付与されます。セッションCookieは、ユーザーのブラウザの種類及びインターネット・サービス・プロバイダを特定しますが、ユーザー自体は特定いたしません。お客様が当ホームページへのアクセスを終了されますと、セッションCookieはお客様のコンピューターから消え、それ以降の識別及びアクセスは行いません。 
一方で、弊社は、本サイトの一部で永続的なクッキー(いわゆるパーシステントCookie)も使用しています。パーシステントCookieは、お客様のハード・ドライブに保存され、お客様がウェブサイトを訪問する度、お客様のブラウザに読み込まれます。パーシステントCookieは、お客様のウェブ閲覧傾向を把握し、お客様に対して、より適切なコンテンツを表示することを可能にします。パーシステントCookieには有効期限があり、有効期限が切れるまでお客様のハード・ドライブに保存されます。 
弊社は、弊社のホームページの有効性を評価するために、第三者に統計の収集を委託することがあります。 
お客様は、お使いのブラウザの設定により、Cookieの受取りを拒否し、又はCookieを受信した時に通知されるようにカスタマイズすることができますが、Cookieの受取りを拒否された場合は、当ホームページの機能の一部がご利用いただけない場合があります。

4. 個人情報の利用目的

弊社は、あらかじめお客様の同意を得た場合及び法令等により例外として取扱われる場合を除き、以下に定める利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いを行います。 
弊社は、投資助言・代理業、その他弊社が営むことのできる業務並びにこれらに付随する業務の遂行上必要な範囲内で、個人情報を取得いたします。取得する個人情報及び保有個人データの利用目的は以下のとおりです。 
・「犯罪による収益の移転防止に関する法律」、「外国為替及び外国貿易法」等に基づくマネー・ローンダリング防止や本人確認等のため 
・お客様ご本人であること又はご本人の代理人であることを確認するため 
・お客様が弊社サービスを利用する際の資格等の確認のため 
・適合性の原則等に照らした、商品・サービスのご提供の妥当性を判断するため 
・弊社又は関連会社、提携会社の金融商品の勧誘・サービスのご案内を行うため(資料等の送付を含みます。) 
・お客様との契約、並びに法令等に基づく権利の行使や義務の履行のため 
・弊社サービスの申込の受付のため 
・投資顧問契約の代理・媒介及び投資一任契約の代理・媒介業に付随する業務を行うため 
・お客様及び取引相手先とのお取引等に関する事務を行うため 
・市場調査、データ分析、アンケートの実施等による金融商品・サービスの研究・開発のため 
・お客様及び取引相手先や業務上の関係者等との取引等を適切かつ円滑に履行するため 
・弊社の内部管理業務(法令等遵守管理、財務、経理、税務等の業務)を行うため 
・必要な連絡を取る等お客様及び取引相手先等への対応を適切かつ円滑に履行するため

5. 個人情報の安全管理措置

弊社は、ホームページの開設・維持にあたり、お客様の個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努め、個人情報への不正アクセス並びに個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいを防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を実施するとともに、役職員及び委託先の適切な監督を行ってまいります。 
弊社は、堅固なセキュリティ環境を築くために、様々な物理的及び技術的な方針及び手続を定め、定期的にその見直しを行うとともに、以下のような取組みを行っております。 
・コンピューター・システム及び物理的な記録へのアクセスを権限のある者に制限し、必要のない情報へのアクセスを防止する 
・システムにアクセスする上で、推測されやすいパスワードを設定しないように従業員に指導するとともに、パスワードを定期的に変更し、その使用を個別に監視する 
・権限を持たない者によるアクセスやウイルスの侵入を防ぐため、ファイヤーウォール、侵入感知システム及びウィルス・スキャン・ツールを使用する 
・業務を外部委託する際に顧客の機密情報を電子メールで送信する際は、専用の保護されたネットワーク及び暗号を使用する 
・物理的な記録は、安全な保管庫に保管し、建物への不正侵入を感知及び防止するために、警報装置やカメラ等物理的及び電子的な防犯対策を講ずる 
・保管する必要がなくなった個人情報は、合理的な手段をもって確実かつ安全に廃棄する

6. 個人情報の開示・訂正・利用停止等のご請求

 弊社は、保有個人データに関して、開示、訂正、削除、利用停止等のお申し出があった場合には、法令等に基づき開示等を要しないとされている場合を除き、ご本人様であることを確認させていただき、適切かつ迅速な回答に努めてまいります。 
また、お客様が、ダイレクトメールの送付等に個人情報が利用されることを希望されない場合は、利用停止のお申し出を受け、直ちに当該目的での個人情報の取扱いを中止いたします。 
弊社の保有する個人データの開示請求等は、弊社の以下の窓口まで書面によりお申し出下さい。なお、開示には実費を頂く場合がありますので、予めご了承ください。 
【ご請求先】 
〒100-0006  東京都千代田区有楽町2-7-1 有楽町イトシア12階
ファーストステート・インベストメンツ株式会社 

7. 個人情報の委託

 弊社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の保護に関して弊社が定める水準を満たし、機密保持契約を締結した会社(以下「業務委託先」といいます。)に委託することがあります。弊社は、業務委託先に対して、上記目的の達成のために必要な範囲内の個人情報のみを開示するとともに、当該業務委託先における個人情報の取扱いについて適切に監督いたします。

8. 個人情報の第三者への提供

弊社は、下記の場合を除き、ホームページの開設・維持にあたって取り扱うお客様の個人情報を第三者に提供することはありません。 
・お客様から承諾を得た場合 
・個人情報保護法その他法令等に基づく場合 
・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき 
・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき 
・国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

9. プライバシーポリシーの改訂

 弊社は、保有する個人情報の適正な取扱いを図るため、本プライバシーポリシーは適宜見直しを行い、継続的な改善に努めてまいります。弊社は、お客様への予告なく本プライバシーポリシーを改訂することがあります。

10. ご質問・ご意見等

弊社は、個人情報に係るご質問・ご意見等に対し迅速かつ誠実な対応に努めてまいります。ご質問・ご意見等は、弊社の以下の窓口まで書面によりお申し出下さい。 
【お問合せ先】 
〒100-0006  東京都千代田区有楽町2-7-1 有楽町イトシア12階
ファーストステート・インベストメンツ株式会社 

11. 認定個人情報 保護団体

弊社は、一般社団法人日本投資顧問業協会の協会員です。同協会においては、協会員の個人情報の取扱いに関する苦情・相談をお受けしております。 
・一般社団法人日本投資顧問業協会 
 事務局苦情相談室03-3663-0505 (http://www.jiaa.or.jp/privacy/authorization.html

 

12.内部告発の声明:

ファーストステート・インベストメンツは、行動規範およびすべての適用される法令に基づき、コーポレート・ガバナンス面、倫理面および事業活動に係るの全てにおいて、最高水準のプロフェッショナリズムの精神を銘記することを約束します。

当社は、全ての従業員・スタッフが、不適切な行為や不正行為に関する懸念について、報告を励行できるような環境を提供することに注力しています。これには、取締役、契約業者、コンサルタント、サプライヤーおよびサービス提供者、およびこれらの個人またはその配偶者、近親者または扶養家族など、当社との関連性がある者にまで及びます。

重大な不正行為に関する情報(非倫理的、違法、不正、またはその他の不適切な行為を含む)が認められる場合には、当社内部告発保護窓口までご連絡ください。

• ファースト・ステート・インベストメンツEthicsPoint ウェブサイトはこちら

The global direct access telephone hotline on +1-844-319-1607, or a local toll free number in the following locations:

• Australia: 1-800-515-184

• Hong Kong: 800-93-3975

• United Kingdom: 0808-234-5817

• United States: (844) 319-1607

• Singapore: (StarHub) 800-001-0001 OR (SingTel) 800-011-1111 then 844-319-1607